Conseguir certificado digital é essencial para que as empresas tenham mais organização, agilidade e segurança nos processos com documentos.
Ter a vantagem de transmitir e apresentar arquivos com validade jurídica pela internet é algo que facilita muito a vida do pessoal do escritório.
Contudo, para usufruir desse benefício, é necessário saber como conseguir certificado digital para o seu negócio.
Esse é um recurso que funciona como uma carteira de identidade para cada documento eletrônico, garantindo autenticidade contra fraude e certificando as assinaturas que constam nele.
Por isso, na prática, ele equivale ao selo emitido pelo cartório de reconhecimento de firma, permitindo que o arquivo seja assinado virtualmente e apresentado oficialmente em versão digital.
Para que serve essa ferramenta?
Primeiramente, o Certificado Digital é uma tecnologia de segurança que utiliza mecanismos para garantir a veracidade de uma assinatura eletrônica.
Ele fica armazenado em uma mídia digital, podendo ser um cartão (smart card) ou um token (similar a um pendrive).
Este arquivo pode ser uma chave pública ou privada, sendo que a pública é um código usado para validar a assinatura e a privada é de conhecimento somente do usuário proprietário, usado para garantir a veracidade da assinatura.
Como dito, ela serve como um dispositivo de segurança para confirmar a validade de documentos e para que seja possível assiná-los sem precisar recorrer a um cartório.
Por meio da criptografia usada no certificado, um arquivo pode ter a sua autenticidade verificada e, com isso, ganha validade jurídica e fiscal.
Por exemplo, se for necessário emitir uma nota fiscal, o certificado analisa o arquivo XML e gera um código de validação único, que será usado com uma chave de acesso todas as vezes que for necessário atestar a originalidade do documento.
Isso transmite mais credibilidade e segurança para todos os envolvidos na transação.
Além disso, o documento pode ser assinado digitalmente, evitando idas e vindas do escritório para o cartório — tanto a fim de certificar a firma quanto para o reconhecimento.
Desse modo, os profissionais e empresas ganham tempo, economizam dinheiro e obtêm uma boa vantagem competitiva em relação à concorrência.
Medida Provisória 2.200-2
Em 2001, foi criada a MP (Medida Provisória) 2.200-2, que liberou a certificação digital como instrumento que dá segurança, autenticidade e validade jurídica a esse documento.
Foi criada a (ICP) Infraestrutura de Chaves Públicas, que tem a função de organizar processos oficiais de emissão de chaves públicas e segue uma estrutura hierárquica pública ou privada, assim, oferecendo credibilidade entre as partes que vão usar o Certificado Digital.
A Autoridade Certificadora (AC), a Autoridade Raiz (AR) e a Autoridade de Registro (AR), formam a Infraestrutura de Chaves Públicas, assim garantindo que os códigos validados pertencem ao autor do documento.
Quais são os tipos de certificados digitais existentes?
O Certificado segue 3 classificações: aplicabilidade, finalidade e segurança de proteção da chave privada.
Aplicabilidade
- Os certificados do tipo A, os arquivos usados para assinar os documentos, validando transações, servindo para provar a autoria, autenticidade e integridade dos arquivos.
- Os certificados do tipo S, são usados para garantir sigilo, sem mostrar o conteúdo dos documentos (criptografia de dados).
- E os certificados do T, conhecidos como time-stamping, servem para definir o dia e a hora em que os documentos foram assinados, além de mostrarem a identidade do autor.
Segurança
Os principais tipos de Certificado referentes a segurança são:
A1
É um documento eletrônico instalado diretamente em seu computador. Possui validade de 1 ano e não precisa de nenhuma mídia externa de armazenamento, como smart cards ou tokens.
Quando for utilizá-lo é necessário usar a senha de acesso uma única vez durante o processo de instalação.
Ele é bastante utilizado devido a suas vantagens, tais como:
- Por ser um arquivo eletrônico, situações como roubos e extravios são mais difíceis de ocorrer;
- Por ter os termos de uso flexíveis, pode ser usado tanto em dispositivos móveis e em diversas plataformas;
- Permite ser usado em diferentes filiais de uma empresa, assim eliminando a necessidade de compartilhamento de mídia física, poupando seu tempo.
A3
A maior diferença do certificado A3 em relação ao A1, é a necessidade do uso de smart card ou token, e com isso, ele só pode ser usado em um dispositivo por vez, pois é necessário que o dispositivo físico que o armazena esteja conectado ao dispositivo de uso.
Possui validade de 3 anos e também é necessário possuir a senha de acesso, sendo que a mesma deve ser usada diariamente.
Qual a necessidade do Certificado Digital?
O certificado te dá alguns acessos específicos, mas em algumas situações específicas. No restante a assinatura eletrônica é o suficiente. Os acessos são:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
- Conectividade social: para fazer transações referentes ao FGTS e à Previdência Social;
- Dados do Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC): sistema da Receita que permite fazer consultas à sua situação fiscal, a notificações de declarações já entregues, entre outras informações;
- Programa Universidade para Todos (ProUni): para gerenciar bolsas de estudos, aprovar e reprovar candidatos previamente selecionados, além de emitir termos de adesão e aditivos;
- Sistema de Processo Judicial Eletrônico (PJE);
- Sistema Público de Escrituração Digital (SPED): trata-se da escrituração contábil, do armazenamento e da movimentação de documentos fiscais, envolvendo a Escrituração Contábil Digital (ECD), a Escrituração Fiscal Digital (EFD), a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
- Troca de Informações na Saúde Suplementar (TISS): para uso das operadoras de planos de saúde.
Como conseguir um certificado digital?
Como já dito anteriormente, os emissores de certificado digital se chamam Autoridade Certificadora, assim, é necessário buscar por uma.
Depois, escolha o tipo de certificado que você ache mais adequado para seus objetivos — A1, com instalação digital, duração de 1 ano e sem senha, ou A3, em dispositivo físico, 3 anos de validade e necessidade de inserir senha.
Após encontrar a certificadora e escolher o tipo, faça o pagamento e o cadastro para, em seguida, agendar uma validação presencial.
Nessa ocasião, será feita a instalação no sistema e deverão ser entregues documentos comprobatórios das informações cadastradas.
Como o certificado é um dispositivo de segurança e tem validade jurídica, é preciso estar com a documentação correta da empresa. Isso inclui:
- Contrato social, estatuto da empresa ou requerimento de empresário;
- Alterações contratuais, se houver;
- Eleição da diretoria atual e documentos de estabelecimento, se for o caso;
- Documento de CNPJ regular, que deve ser impresso no dia anterior à validação presencial.
- Outros documentos específicos referente à atividade da empresa.
Depois da comprovação de documentos, um código de segurança será enviado via e-mail ou instalado em seu token (pen drive).
Em seguida, será feita a instalação do certificado em seu dispositivo e já é possível usá-lo.
Fonte: Jornal Contábil
